Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle und datenschutzrechtliche Rolle

Vertretungsberechtigt:
Claudio Finocchiaro, Geschäftsführer

Telefon: +41 76 408 08 88
E-Mail: info@capacityplus.ch

Je nach Art der Datenbearbeitung handelt Capacity Plus GmbH als datenschutzrechtlich Verantwortliche oder als Auftragsbearbeiterin.

Für eigene Geschäftszwecke, insbesondere den Betrieb der Website, die Kommunikation, die Kundenverwaltung, die Rechnungsstellung und die interne Administration, handelt Capacity Plus GmbH grundsätzlich als Verantwortliche.

Soweit wir Personendaten im Rahmen eines Mandats nach Weisung eines Kunden bearbeiten, können wir als Auftragsbearbeiterin des jeweiligen Kunden tätig sein. Dies betrifft insbesondere Dienstleistungen in den Bereichen Buchhaltung, Lohnadministration, Finanzadministration, Steuern, Sozialversicherungen, Controlling und vergleichbare administrative Tätigkeiten.

2. Grundsätze der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten nur Personendaten, die für die jeweiligen Zwecke erforderlich oder zweckmässig sind.

Personendaten können insbesondere bearbeitet werden:

• ›zur Erbringung vereinbarter Dienstleistungen;
• ›zur Kommunikation mit Kunden, Interessenten, Behörden, Versicherungen und weiteren beteiligten Stellen;
• ›zur Anbahnung, Durchführung und Verwaltung von Vertrags- und Mandatsverhältnissen;
• ›zur Führung der Buchhaltung und Administration von Capacity Plus GmbH;
• ›zur Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Pflichten;
• ›zur Wahrung und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche;
• ›zur Sicherstellung, Weiterentwicklung und Verbesserung unserer Dienstleistungen und IT-Systeme;
• ›zur Gewährleistung der Informations- und Datensicherheit.

Wir bearbeiten Personendaten nach den Grundsätzen der Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Transparenz und Datensicherheit.

3. Website-Besuch und technische Daten

Beim Besuch unserer Website können technisch notwendige Daten automatisch bearbeitet werden. Dazu gehören insbesondere:

• ›IP-Adresse;
• ›Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• ›aufgerufene Seiten und Inhalte;
• ›Browsertyp und Betriebssystem;
• ›technische Status- und Fehlerdaten;
• ›Herkunft eines Zugriffs, soweit technisch verfügbar.

Diese Daten werden insbesondere benötigt, um die Website bereitzustellen, deren Sicherheit zu gewährleisten, technische Fehler zu erkennen und das Online-Angebot weiterzuentwickeln.

Unsere Website wird über einen externen Hosting-Dienstleister in Deutschland betrieben.

4. Besucherstatistik und Cookies

Wir können Dienste zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website einsetzen.

Aktuell verwenden wir Matomo. Die Auswertung dient insbesondere dazu, die Nutzung unserer Website zu verstehen und unser Angebot zu verbessern.

Die von uns eingesetzte Matomo-Instanz wird in Deutschland betrieben. Soweit technisch vorgesehen, werden IP-Adressen gekürzt beziehungsweise anonymisiert.

Statistik- und Analysefunktionen, die nicht technisch notwendig sind, werden erst aktiviert, wenn die entsprechende Zustimmung über die Cookie-Einstellungen erteilt wurde.

Eine erteilte Zustimmung kann über die auf der Website verfügbaren Cookie-Einstellungen jederzeit geändert oder widerrufen werden.

Die Speicherdauer der Analysedaten richtet sich nach der jeweiligen technischen Konfiguration und den betrieblichen Erfordernissen. Daten werden gelöscht oder anonymisiert, wenn sie für die vorgesehenen Zwecke nicht mehr benötigt werden.

5. Kontaktaufnahme und Kommunikationskanäle

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, WhatsApp oder über einen anderen Kommunikationskanal kontaktieren, bearbeiten wir die übermittelten Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für die weitere Kommunikation.

Dazu können insbesondere gehören:

• ›Name und Vorname;
• ›Unternehmen;
• ›Telefonnummer;
• ›E-Mail-Adresse;
• ›Kommunikationsinhalte;
• ›Dokumente und weitere freiwillig übermittelte Informationen.

WhatsApp

Wir können WhatsApp als Kommunikationskanal verwenden. Bei dessen Nutzung werden Personendaten auch durch den Betreiber des Dienstes bearbeitet. Dabei können Daten ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden.

Für vertrauliche oder besonders schützenswerte Unterlagen können wir andere, dafür vorgesehene Übertragungs- oder Ablagewege zur Verfügung stellen.

LinkedIn und externe Links

Unsere Website kann Links zu externen Plattformen und Websites enthalten, insbesondere zu LinkedIn oder Google Maps.

Beim Aufrufen eines externen Links verlassen Sie unsere Website. Für die anschliessende Datenbearbeitung ist grundsätzlich der jeweilige Betreiber verantwortlich.

Wir setzen über solche externen Links keine Trackingtechnologien der entsprechenden Plattformen auf unserer Website ein, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

6. Online-Checks und Berechnungstools

Auf unserer Website können interaktive Checks, Rechner oder vergleichbare Hilfsmittel angeboten werden.

Nach aktueller technischer Ausgestaltung werden die Eingaben in den auf der Website angebotenen Projekt- und Finanz-Checks lokal im Browser verarbeitet und nicht dauerhaft bei Capacity Plus GmbH gespeichert.

Sofern zukünftig Funktionen eingesetzt werden, bei denen Eingaben an Capacity Plus GmbH oder an externe Systeme übermittelt werden, wird die Information über die entsprechende Datenbearbeitung angepasst.

7. Datenbearbeitung im Rahmen von Mandaten

Capacity Plus GmbH erbringt insbesondere Dienstleistungen in den Bereichen:

• ›Treuhand und Finanzbuchhaltung;
• ›Lohn- und Personaladministration;
• ›Sozialversicherungen und Quellensteuer;
• ›Mehrwertsteuer und Steuern;
• ›Debitoren- und Mahnwesen;
• ›Finanzadministration;
• ›Controlling;
• ›Jahresabschlüsse;
• ›Finanz- und Projektsteuerung.

Je nach Mandat können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

• ›Kunden-, Unternehmens- und Kontaktdaten;
• ›Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen;
• ›Bank-, Zahlungs- und Transaktionsdaten;
• ›Steuer- und Vermögensdaten;
• ›MWST- und Steuerunterlagen;
• ›Vertrags- und Versicherungsunterlagen;
• ›Debitoren-, Mahn- und Betreibungsdaten;
• ›Daten aus Behörden-, Versicherungs- und Sozialversicherungsportalen;
• ›Projekt-, Kosten-, Leistungs- und Finanzdaten.

Nicht alle genannten Datenkategorien werden in jedem Mandat bearbeitet.

Mitarbeiter- und Lohndaten

Im Rahmen von Lohn- und Personaladministrationsmandaten können zusätzlich Personendaten von Mitarbeitenden unserer Kunden bearbeitet werden.

Dazu gehören je nach Auftrag insbesondere:

• ›Personal- und Stammdaten;
• ›Adress- und Kontaktdaten;
• ›Lohn- und Beschäftigungsangaben;
• ›Bankverbindungen;
• ›Quellensteuerangaben;
• ›AHV- und Sozialversicherungsdaten;
• ›Pensionskassendaten;
• ›Angaben zu Familienverhältnissen und Kindern;
• ›Aufenthalts- und Arbeitsbewilligungen;
• ›Identitäts- und Ausweisdaten;
• ›Krankheits- und Unfallinformationen;
• ›behördliche Verfügungen;
• ›Lohnpfändungen;
• ›weitere für die Lohn-, Versicherungs- oder Personaladministration erforderliche Angaben.

Dabei können auch besonders schützenswerte Personendaten im Sinne des Datenschutzrechts bearbeitet werden, soweit dies für die Erfüllung des jeweiligen Mandats erforderlich ist.

Herkunft der Daten

Personendaten können insbesondere stammen:

• ›vom jeweiligen Kunden;
• ›von Mitarbeitenden des Kunden;
• ›von Behörden und Sozialversicherungsträgern;
• ›von Versicherungen und Vorsorgeeinrichtungen;
• ›von Banken und Zahlungsdienstleistern;
• ›aus vom Kunden freigegebenen Systemen und Portalen;
• ›von Vertragspartnern und anderen am jeweiligen Geschäftsvorgang beteiligten Stellen;
• ›aus öffentlich zugänglichen Quellen, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

8. Bank- und Zahlungsdaten

Im Rahmen einzelner Mandate können wir Kontobewegungen prüfen, Zahlungsinformationen bearbeiten und Zahlungen für Kunden vorbereiten.

Soweit vertraglich nicht ausdrücklich anders vereinbart, erfolgt die Freigabe beziehungsweise Autorisierung von Zahlungen durch den Kunden oder durch eine von ihm hierzu berechtigte Person.

9. Behörden, Versicherungen und Vollmachten

Im Rahmen eines Mandats und gestützt auf entsprechende Berechtigungen oder Vollmachten können wir auf Systeme und Portale von Behörden, Steuerverwaltungen, Sozialversicherungen, Ausgleichskassen, Quellensteuerstellen, Versicherungen, Vorsorgeeinrichtungen und weiteren relevanten Stellen zugreifen.

Der Zugriff erfolgt zur Erfüllung der jeweils beauftragten Tätigkeiten.

10. IT-, Cloud- und Fachsysteme

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen setzen wir geeignete IT-, Cloud-, Kommunikations-, Buchhaltungs-, ERP-, Sicherheits-, Backup- und weitere Fachsysteme ein.

Dazu gehören je nach Anwendungsfall insbesondere:

• ›Microsoft-365-Dienste wie Outlook, SharePoint und OneDrive;
• ›Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie SORBA oder Bexio;
• ›Systeme und Plattformen unserer Kunden;
• ›Hosting-, Backup-, IT-Support- und Sicherheitsdienste;
• ›weitere spezialisierte Fachanwendungen.

Soweit externe Dienstleister in unserem Auftrag Personendaten bearbeiten, werden diese im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen als Auftragsbearbeiter beziehungsweise Unterauftragsbearbeiter eingesetzt.

Wir achten bei der Auswahl und beim Einsatz solcher Anbieter insbesondere auf angemessene vertragliche Regelungen, Datensicherheit und den zulässigen Umgang mit Personendaten.

11. KI-gestützte Arbeitsmittel

Wir können künstliche Intelligenz und automatisierte Systeme als unterstützende Arbeitsmittel einsetzen.

Dies kann insbesondere erfolgen für:

• ›Strukturierungs- und Analyseaufgaben;
• ›Klassifizierung von Dokumenten und Informationen;
• ›Unterstützung bei administrativen Arbeitsabläufen;
• ›Erstellung und Überarbeitung von Texten;
• ›Aufbereitung von Informationen und Auswertungen;
• ›Prozessautomatisierung.

Der Einsatz solcher Systeme erfolgt unterstützend. Fachlich oder rechtlich relevante Ergebnisse werden im Rahmen unserer betrieblichen Prozesse angemessen überprüft.

Bei der Nutzung KI-gestützter Arbeitsmittel beachten wir insbesondere den Grundsatz der Datenminimierung und treffen abhängig von Art und Schutzbedarf der Daten angemessene technische, organisatorische und vertragliche Massnahmen.

Personendaten werden nur über solche Systeme bearbeitet, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Soweit externe Anbieter KI-gestützter Systeme Personendaten in unserem Auftrag bearbeiten, werden sie nach den für Auftragsbearbeiter geltenden Anforderungen eingesetzt.

12. Weitergabe von Personendaten

Personendaten können an Dritte weitergegeben werden, soweit dies für die Erfüllung eines Mandats, für unsere Geschäftstätigkeit, aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere sein:

• ›Kunden und von ihnen bezeichnete Personen;
• ›Mitarbeitende und Vertragspartner;
• ›Behörden und Gerichte;
• ›Steuerverwaltungen;
• ›Sozialversicherungen und Ausgleichskassen;
• ›Versicherungen und Vorsorgeeinrichtungen;
• ›Banken und Zahlungsdienstleister;
• ›Revisions-, Rechts-, Steuer- und Fachberater;
• ›IT-, Hosting-, Cloud-, Kommunikations-, Backup- und Sicherheitsanbieter;
• ›Anbieter von Buchhaltungs-, ERP-, Automatisierungs- und KI-Systemen;
• ›weitere für die jeweilige Leistungserbringung erforderliche Dienstleister.

Eine Weitergabe erfolgt jeweils nur im für den entsprechenden Zweck erforderlichen Umfang.

13. Bearbeitung von Personendaten im Ausland

Im Rahmen der Nutzung von IT-, Cloud-, Kommunikations-, Fach- und Technologiedienstleistungen können Personendaten auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden.

Dies betrifft insbesondere Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums sowie – abhängig vom eingesetzten Dienst und dessen technischen und organisatorischen Strukturen – die Vereinigten Staaten von Amerika und weitere Staaten.

Wir setzen Dienstleister mit Auslandbezug nur im Rahmen der anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorgaben ein.

Soweit Personendaten in einen Staat übermittelt werden, dessen Gesetzgebung nach schweizerischem Datenschutzrecht kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet, stützen wir die Übermittlung insbesondere auf anerkannte vertragliche Garantien oder auf eine andere gesetzlich vorgesehene Grundlage.

14. Aufbewahrung und Datensicherheit

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie dies für die jeweiligen Bearbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche, vertragliche oder betriebliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für bestimmte Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere von grundsätzlich zehn Jahren, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Nach Wegfall des Bearbeitungszwecks beziehungsweise nach Ablauf der anwendbaren Aufbewahrungsfristen werden Personendaten gelöscht, vernichtet oder anonymisiert, soweit keine andere gesetzliche oder berechtigte Grundlage für die weitere Aufbewahrung besteht.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, missbräuchlicher Verwendung, Veränderung oder unberechtigter Bekanntgabe zu schützen.

15. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Auskunft darüber verlangen, ob und welche Personendaten über sie bearbeitet werden.

Sie können zudem im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere die Berichtigung unrichtiger Personendaten sowie die Löschung oder Einschränkung einer Datenbearbeitung verlangen beziehungsweise einer unzulässigen Datenbearbeitung widersprechen.

Zur Ausübung dieser Rechte kann die in Abschnitt 1 genannte Kontaktadresse verwendet werden.

Gesetzliche Einschränkungen, Ausnahmen und Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.